Es gibt wieder eine neue gesetzliche Änderung – und ja, das bedeutet für viele von uns erstmal Fragezeichen und Stirnrunzeln. Aber keine Sorge, wir bringen Licht ins Dunkel! Ab dem 1. Januar 2025 wird es verpflichtend, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) zu nutzen. Was das genau für Künstler und Kreative bedeutet, wie du dich darauf vorbereitest und warum das am Ende gar nicht so schlimm ist, erfährst du hier.
Was ist eine E-Rechnung?
Stell dir vor, eine Rechnung wäre nicht nur ein Stück Papier oder ein PDF, sondern eine Datei, die direkt von einer Software verarbeitet werden kann. Genau das ist eine E-Rechnung! Sie wird in einem speziellen Format erstellt, das dafür sorgt, dass der Empfänger sie ohne manuelle Eingabe direkt in sein System einlesen kann. Klingt kompliziert? Keine Sorge, es gibt dafür passende Tools, die dir das Leben leichter machen.
Welche Formate gelten als E-Rechnung?
- XRechnung: Das ist sozusagen der offizielle Standard in Deutschland.
- ZUGFeRD: Ein Format, das sowohl für Maschinen als auch für Menschen lesbar ist – praktisch, oder?
Einfach nur eine PDF per E-Mail zu schicken, reicht ab 2025 übrigens nicht mehr aus.
Warum wird die E-Rechnung eingeführt?
Das Ziel dahinter ist simpel: weniger Papierkram, mehr Digitalisierung. Die E-Rechnung soll den Rechnungsprozess schneller, sicherer und einfacher machen. Außerdem wird so verhindert, dass Rechnungen doppelt erfasst oder fehlerhaft verbucht werden. Gerade für Selbstständige kann das also auch echte Vorteile bringen.
Wen betrifft die neue Regelung?
Kurz gesagt: Alle, die Rechnungen an andere Unternehmen stellen. Wenn du als Künstler*in also mit Galerien, Veranstaltern oder Firmen zusammenarbeitest, musst du ab dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen erstellen und empfangen können.
Was bedeutet das konkret für dich als Künstler?
Bisher hast du vielleicht Rechnungen in Word erstellt oder eine PDF verschickt. Das funktioniert bald nicht mehr. Aber keine Panik! Mit ein paar Anpassungen bist du gut vorbereitet. Hier sind die wichtigsten Schritte:
1. Prüfen, ob deine Rechnungssoftware E-Rechnungen unterstützt
Du hast schon eine Software im Einsatz? Super! Dann schau nach, ob sie die Formate XRechnung oder ZUGFeRD unterstützt. Die meisten Anbieter bieten Updates an.
2. Falls du noch keine Software nutzt: Jetzt umsteigen
Falls du bisher alles von Hand gemacht hast, wird es Zeit für eine passende Software. Anbieter wie Lexware, sevDesk oder Billomat bieten einfache Lösungen, mit denen du E-Rechnungen erstellen kannst.
3. Deine Prozesse anpassen
Überlege dir, wie du den Rechnungsversand in Zukunft effizient gestalten kannst. Automatisierte Prozesse sparen dir Zeit und Nerven. Es lohnt sich!
4. Schulung und Weiterbildung
Das Ganze klingt jetzt vielleicht technisch, aber keine Sorge: Es gibt viele Kurse und Tutorials, die dir zeigen, wie das funktioniert. Einmal verstanden, ist es gar nicht mehr so kompliziert.
Gibt es Ausnahmen?
Ja! Es gibt einige Situationen, in denen du weiterhin einfache Rechnungen nutzen kannst:
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro: Hier brauchst du keine E-Rechnung.
- Bestimmte steuerfreie Umsätze: Zum Beispiel bei künstlerischen Bildungsangeboten.
Warum kann die E-Rechnung für dich sogar Vorteile bringen?
Am Anfang mag es wie zusätzlicher Aufwand wirken, aber langfristig kann dir die Umstellung auch das Leben erleichtern:
- Zeitersparnis: Deine Rechnungen werden schneller verarbeitet, und du bekommst schneller dein Geld.
- Kostenersparnis: Weniger Papier, weniger Porto – das spart!
- Rechtssicherheit: Du bist auf der sicheren Seite, was gesetzliche Anforderungen betrifft.
- Bessere Übersicht: Mit moderner Software behältst du leichter den Überblick über deine Finanzen.
Ja, es steht eine Umstellung an. Aber mit den richtigen Tools und ein wenig Vorbereitung ist das alles machbar. Und wer weiß – vielleicht erleichtert dir die Digitalisierung am Ende sogar das Leben. Nutze die Zeit bis 2025, um dich fit zu machen. So bist du bestens vorbereitet und kannst dich ganz auf das konzentrieren, was du liebst: deine Kunst!
